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Zimmervergabe


Bevor die Applikation Zimmervergabe angewendet werden kann, müssen Teilnehmerstamm, Wertungen und Unterkünfte erfasst werden. Im Teilnehmerstamm muss der Übernachtungszeitraum (von – bis) erfasst werden. Die Angabe der Unterkunftsstätte hat keine Auswirkung auf die Zimmervergabe. In der Erfassung der Unterkünfte müssen die Zimmer und die Betten pro Zimmer erfasst werden.

Die Applikation Zimmervergabe kann über den Menüpunkt „Ausgaben – Listen“ oder (falls aktiviert) über Toolbar ausgeführt werden. Sollte die Applikation in der Listenauswahl nicht verfügbar sein, muss sie zunächst über den Menüpunkt „Extras – Listenauswahl bearbeiten“ bereitgestellt werden.

Über die Filter in der Parametermaske kann die Auswahl der Übernachtungsgäste eingeschränkt werden. Treffen die Filterbedingungen auf einen Übernachtungsgast zu, werden auch alle anderen Teilnehmer angezeigt, die an einer Wertung des Übernachtungsgastes teilnehmen. Wertungen mit ausschliesslich Übernachtungsgästen, auf die die Filterbedingungen nicht zutreffen, oder deren Teilnehmer bereits untergebracht sind, werden nicht angezeigt.

Wenn das Markierfeld „[x] Teilnehmer, die nicht übernachten, ebenfalls anzeigen“ angekreuzt ist, werden alle Wertungen mit ihren Teilnehmern angezeigt, auf die die Filterbedingungen zutreffen.

Die Zuordnungsmaske zeigt eine Liste mit den Betten der verfügbaren Zimmer (links) für die Tage des Wettbewerbs und eine Auswahl von Wertungen des aktuellen Wettbewerbs mit den unterzubringender Teilnehmern (rechts).



Über der Bettenliste kann über mehrere Register die gewünschte Unterkunftsstätte ausgewählt werden. In der Bettenliste werden nicht verfügbare Betten grau hinterlegt. Die Betten, die von weiblichen Teilnehmern belegt sind, sind hellrot hinterlegt und die Betten, die von männlichen Teilnehmern belegt sind, sind hellblau hinterlegt. In den belegten Zellen der Bettenliste steht der Nachname und der erste Buchstabe des Vornamens des Übernachtungsgastes. Freie Betten sind weiss. Die linken beiden Spalten der Bettenliste „Zimmer“ und „Bett“ sind wegen der besseren Übersicht pro Zimmer alternierend weiss oder gelb hinterlegt. Über das Markierfeld „[x] Attribute“ unterhalb der Bettenliste können in einer zusätzlichen Spalte die Attribute (z.B. WC, Du, TV, …) eingeblendet werden. Die Zimmerattribute werden über den Menüpunkt „Parameter – aktueller Wettbewerb – Unterkunftsstätten“ erfasst. Über das Anklicken einer Zelle der Bettenliste mit der rechten Maustaste, wird ein Menü angezeigt, über das Betten belegt oder freigegeben werden können und ein Teilnehmerfilter aktiviert werden kann.

Über der Auflistung der Wertungen und Teilnehmer ist eine Reihe von Markierfeldern angeordnet, über die die Anzeige der Teilnehmer eingeschränkt werden kann. Werden die Markierfelder über den Tagesspalten angekreuzt, zeigt die Auswahl nur Teilnehmer an, die genau an den angekreuzten Tagen übernachten wollen. Über das Markierfeld „[x] alle“ werden alle anderen Markierfelder gesamt gesetzt bzw. gelöscht.

Das Markierfeld in der Zeile des Teilnehmernamens (rechts) zeigt an, ob dem Teilnehmer bereits ein Zimmer (Betten) zugeordnet sind. Auch kann mit diesem Markierfeld bestimmt werden, welche(r) der Teilnehmer von der aktuellen Wertung einem Zimmer zugeordnet werden soll(en). Bei einem Teilnehmer, dem bereits ein Zimmer zugeordnet ist, kann dieses Markierfeld nicht mehr gesetzt werden. Wir das Markierfeld ganz oben rechts angekreuzt, werden nur die Teilnehmer angezeigt, die noch keine Unterkunft haben.

Wenn eine Wertung oder ein Teilnehmer einer Wertung mit der linken angeklickt wird, erscheint am linken Rand ein roter, vertikaler Balken, der anzeigt, welche Teilnehmer zur aktuellen Wertung gehören. Ist im roten Balken eine Zahl zu sehen, gibt diese Zahl an, an wie vielen Wertungen der Teilnehmer (Mehrfachteilnehmer) beteiligt ist. Durch Doppelklick auf den Balken öffnet sich ein neues Fenster, das alle Wertungen inkl. Teilnehmer anzeigt, an denen der Mehrfachteilnehmer beteiligt ist. Dies funktioniert auch bei Teilnehmern, die nur bei einer Wertung musizieren.

Die Namen der Teilnehmer sind hellrot (weiblich) bzw. helblau (männlich) hinterlegt. Die grüne Farbe in der Tagesspalte zeigt den Übernachtungswunsch an.

Mit einem Linksklick auf den Teilnehmernamen oder eine der Tagesspalten ändert sich die Form des Mauszeigers in eine Hand. Diese Hand kann nun auf ein freies Bett in der Bettenliste gezogen werden (Drag and Drop). Beim Ziehen ändert sich der Mauszeiger in einen schwarzen Balken. Wird der Mauszeiger auf einem freien Bett losgelassen, wird das Bett oder auch mehrere Betten belegt, indem der Name des Teilnehmers in die Zelle(n) der Bettenliste eingetragen wird (farblich hinterlegt). Gleichzeitig wird der Inhalt des Markierfeldes hinter dem Teilnehmer entfernt. Falls die Belegung misslingt, da z.B. zu wenig Betten zur Verfügung stehen oder das/die Bett(en) nicht für den gewünschten Zeitraum frei ist/sind, wird dies in einer Meldung angezeigt. Die Belegung wird immer für alle Teilnehmer einer Wertung durchgeführt, bei denen das Markierfeld (rechts) angekreuzt ist.

Wenn eine Spalte (Datumsspalte) in der Bettenliste angeklickt wird, färbt sich der graue Balken in der Wertungszeile der Namensliste am entsprechenden Datum dunkelgrau.

Alternativ zur oben beschriebenen Methode (Drag and Drop) können Zimmer und Betten auch über ein Menü zugeordnet werden, das mit der rechten Maustaste auf die Bettenliste geöffnet wird. Ausserdem können über das Menü Zimmer an Personen (Begleiter) vergeben werden, die nicht am Wettbewerb teilnehmen.

Das Menü wird nur angezeigt, wenn eine Zelle angeklickt wird, die nicht grau hinterlegt ist, also ein Bett darstellt, das zur Verfügung steht. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Bett belegt oder frei ist. Der Menüpunkt Zimmer mit Teilnehmer(n) belegen versucht, die rechts mit rotem Balken gekennzeichneten Teilnehmer einer Wertung mit angekreuztem Markierfeld, einem Zimmer zuzuordnen. Über den Menüpunkt einzelnes Zimmer/Bett frei belegen kann eine beliebige Person dem Bett eines Zimmers zugeordnet werden. Dabei öffnet sich eine separate Maske, über der Namen dieser Person erfasst wird (siehe unten). Die gleiche Maske öffnet sich, wenn der Menüpunkt Hintergrundfarbe ändern ausgewählt wird. Dann lässt sich in dieser Farbe lediglich die Hintergrundfarbe für die Zelle der Bettenliste verändern. Die Hintergrundfarbe hat jedoch nur Einfluss auf die Bildschirmausgabe. In der Druckausgabe richtet sich die Hintergrundfarbe nach dem Geschlecht (hellrot/hellblau). Mit dem Menüpunkt Belegung löschen werden die Betten in einem Zimmer für einen einzelnen Teilnehmer wieder freigegeben. Wird dieser Menüpunkt auf eine freie Belegung (Übernachtungsgast der nicht am Wettbewerb teilnimmt) angewendet, wird nur eine einzelne Zelle in der Bettenliste, also das Bett für eine Übernachtung freigegeben, auch wenn der Übernachtungsgast das Bett mehrere Nächte belegt. Der Menüpunkt Filter setzen wirkt nur dann, wenn er auf ein freies Bett ausgeführt wird. Dabei werden die Filter (Markierfelder) über der Teilnehmerliste entsprechend dem freien Bett und der benachbarten freien Betten gesetzt. So können leicht die Teilnehmer gesucht werden, deren Übernachtungswunsch genau auf die freien Betten im aktuellen Zimmer passt.

In der Maske, über die ein Übernachtungsgast erfasst wird, der nicht am Wettbewerb teilnimmt, werden Übernachtungsdatum und Unterkunft (inkl. Bett) angezeigt. Diese Informationen richten sich danach, welche Zelle in der Bettenliste mit der rechten Maustaste angeklickt wurde. Für den Übernachtungsgast kann ein beliebiger Name bzw. Text eingegeben werden. Das könnte auch ein Text sein, wie „Zimmer reserviert“. Von der Angabe des Geschlechts hängt es ab, mit welcher Hintergrundfarbe die Zimmerbelegung im Ausdruck dargestellt wird. Eine Hintergrundfarbe für die Bildschirmausgabe (Zelle in der Bettenliste) wird über das Symbol Farbpalette bestimmt. Wenn dieses mit der linken Maustaste angeklickt wird, öffnet sich die windowstypische Maske zur Auswahl einer Farbe.
Wurde die Maske aus dem Menü über den Menüpunkt „Hintergrundfarbe ändern“ aufgerufen, ist das Eingabefeld für den Übernachtungsgast deaktiviert. Es kann dann lediglich die Hintergrundfarbe verändert werden.

Am unteren Maskenrand wird angezeigt, wie viele weibliche und männliche Teilnehmer eine Unterkunft benötigen und wie viele Übernachtungen während des Wettbewerbs stattfinden. Die Zahlen sind entsprechend niedriger, wenn in der Startmaske Filter für eine eingeschränkte Anzeige der Teilnehmer und Wertungen aktiviert wurden.