Über den Menüpunkt Datei - Export Wettbewerbsdaten werden die Wettbewerbsdaten der weiterzuleitenden Preisträger in externen Tabellen abgelegt, damit Sie per Datenträger (Anlage zum Email, Diskette oder USB-Stick) bei der nächst höheren Ebene (LW oder BW) über den Menüpunkt Datei - Import Wettbewerbsdaten importiert werden können. Die Tabellen werden in einem Exportverzeichnis abgespeichert, dessen Namen über den Menüpunkt Extras - Optionen festgelegt werden kann und in der INI-Datei JMDATEN.INI abgespeichert ist. Existieren bereits Export-Tabellen (z.B. vom letztjährigen Wettbewerb), wird dies in einer Messagebox angezeigt. Sie können die bestehenden Dateien überschreiben oder zuerst ein neues Exportverzeichnis anlegen und auswählen. Wenn noch keine Exporttabellen existieren wird in einer weiteren Maske der Wettbewerb ausgewählt, aus dem Teilnehmer exportiert werden sollen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Wettbewerbsdaten aller Teilnehmer des ausgewählten Wettbewerbs zu exportieren, besipielsweise um sie an einem anderen PC weiter zu vervollständigen, Auswertungen auszuführen oder Listen zu drucken. In diesem Fall wird für den Export die erreichte Punktzahl der Teilnehmer nicht berücksichtigt.
In der INI-Datei JMDATEN.INI ist hinterlegt, ab welcher Punktezahl die Teilnehmer weitergeleitet, also exportiert werden sollen. Ausserdem ist für die Ebenen RW und LW in der INI-Datei angegeben, ab welcher Altersgruppe die Teilnehmer weitergeleitet werden sollen. Zusätzlich wird beim Export der Preisträgerdaten die Ausschlusstabelle JMZUSATZ.DBF brücksichtigt. In dieser Tabelle stehen Kategorie und Altersgruppe, für die keine Weiterleitung stattfinden soll. Bei Option alle Wertungen des Wettbewerbs werden sowohl Ausschlusstabelle als auch die Einträge in der INI-Datei nicht berücksichtigt. Über den Textknopf Ausschluss kann der Inhalt der Ausschlusstabelle JMZUSATZ bearbeitet werden.

Nur wenn in der Maske Export Wettbewerbsdaten die Option alle Wertungen des Wettbewerbs ausgewählt wurde, ist der Textknopf Kategorieauswahl aktiviert und kann betätigt werden. Es öffnet sich dabei eine weitere Maske mit der Auswahl aller Kategorien des ausgewählten (zu exportierenden) Wettbewerbs. In dieser Maske können in Spalte ok die Kategorien mit einem Häkchen markiert werden, zu denen die Wettbewerbsdaten exportiert werden sollen. Die Wettbewerbsdaten der nicht markierten Kategorien werden beim Export nicht berücksichtigt.

Insgesamt werden die folgenden 11 Tabellen erzeugt und im Exportverzeichnis abgespeichert:

• ex_tinst.dbf .....  Zuordnung Instrument zu Teilnehmer
• ex_tlehr.dbf .....  Zuordnung Lehrer zu Teilnehmer
• exinstru.dbf .....  Instrumente
• exkomp.dbf   .....  Komponisten
• exlehrer.dbf .....  Stammdaten der Lehrer
• exstamm.dbf  .....  Stammdaten der Teilnehmer
• exverlag.dbf .....  Verlagsdaten
• exwertg.dbf  .....  Wertungen
• exwkat.dbf   .....  Wertungskategorien
• exwtprog.dbf .....  Wertungsprogramme
• exwtteil.dbf .....  Zuordnung Wertungen zu Teilnehmer

Einige Tabellen können nach dem Export auch leer sein. Wenn gegenüber den Grunddaten, die bei der Installation von JMDATEN in einigen Tabellen enthalten waren, keine neuen Datensätze angelegt wurden, sind für Instrumente, Komponisten, Verlagsdaten und Wertungskategorien keine Daten zu exportieren. Beim Weiterleiten der Exporttabellen ist unbedingt darauf zu achten, dass alle 11 Tabellen vorhanden sind. Sonst ist ein Import nicht möglich. Bei der Datenübertragung per Email gibt es leider Situationen, wo die Inhalte der Tabellen zerstört werden. Um diesem Problem aus dem Wege zu gehen, ist es sehr empfehlenswert, die Tabellen vor der Übertragung mit einem Komprimierprogramm (z.B. Winzip oder ähnliches) zu packen. Winzip ist kostenfrei im Internet erhältlich, lässt sich schnell installieren und ist einfach zu bedienen. Diese Komprimiersoftware hat sich seit mehr als 10 Jahren äusserst bewährt.