Über den Menüpunkt Datei - Import Wettbewerbsdaten können Wettbewerbsdaten aus anderen JMDATEN-Installationen übernommen werden. Ursprünglich war diese Funktion dafür gedacht, die Daten von weiterzuleitenden Preisträgern von der Ebene RW in die Ebene LW oder von der Ebene LW in die Ebene BW zu transportieren. Die Herkunft der zu importierenden Daten wird jedoch nicht geprüft. Die importierten Daten werden dem aktuell eingestellten Wettbewerb zugeordnet. Die zu importierenden Daten werden in Form von DBF-Tabellen über den Menüpunkt Datei - Export Wettbewerbsdaten erzeugt. Dabei handelt es sich um genau 11 DBF-Tabellen. Diese Tabellen müssen immer vollständig vorhanden sein (mit Ausnahmen). Wenn eine der Tabellen fehlt, ist ein unter Umständen Import nicht möglich, auch wenn es sich um eine leere Tabelle handelt. Es wird dann eine entsprechende Meldung in einer Messagebox angezeigt und der Import abgebrochen. Falls eine der Tabellen beschädigt ist, wird dies ebenfalls in einer Messagebox angezeigt und der Import abgebrochen. In diesem Fall müssen die Importdaten neu angefordert werden. Eine Beschädigung von Tabellen kommt leider ab und zu zustande, da offensichtlich manche Emailprogramme bei der Datenübertragung den Dateiinhalt der zu übertragenden Dateien manipulieren. Deshalb sollten die Daten zwischen Export und Import unbedingt nur in einer komprimierten Datei (z.B. ZIP-Datei) übertragen werden. Das Quellverzeichnis, aus dem die zu importierenden Daten gelesen werden, ist in einer Maske einstellbar. Es wird in der INI-Datei JMDATEN.INI gespeichert und kann auch über den Menüpunkt Extras - Optionen festgelegt werden.
Wenn alle 11 Importdateien im ausgewählten Verzeichnis existieren, sind alle vier Markierfelder aktiviert und mit einem Häkchen versehen. Deaktivierte Markierfelder oder fehlende Häkchen zeigen an, dass eine oder mehrere der Importdateien fehlen. Lediglich der Import des Wertungsprogrammes kann deaktiviert werden, indem die Markierung durch Anklicken entfernt wird. Es werden dann die drei Importdateien EXWTPROG.DBF, EXVERLAG.DBF und EXKOMP.DBF nicht benötigt. Ältere Versionen von JMDATEN liefern beim Export diese drei Importdateien nicht.

Die Betätigung des kleinen Buttons mit den drei Punkten öffnet die Windows-Standardmaske zur Auswahl eines beliebigen Verzeichnisses. Gefragt ist das Verzeichnis, das die zu importierenden Dateien (ex....dbf) enthält.

Nach Betätigung dieses Buttons wird der Inhalt der zu importierenden Wertungstabelle gelesen und in einer Maske am Bildschirm angezeigt. Darin sind alle Wertungen, die importiert werden sollen, mit Nummer (Wettbewerb + Kategorie + Wertungsnummer) und Altersgruppe in einer Liste aufgeführt. Ausserdem ist die Anzahl der zu importierenden Wertungen abzulesen. Nach dem Import sind jedoch in der Regel Wettbewerbsnummer und fortlaufende Wertungsnummer umbenannt, gegebenenfalls auch die Kurzbezeichnung für die Kategorie. Die Übersicht der zu importierenden Wertungen kann auch über den Button AUSGABE auf dem Drucker, als Vorschau auf dem Bildschirm oder in eine Datei (unterschiedliche Formate) ausgegeben bzw. abgespeichert werden.
Oberhalb der Auflistung aller zu importierenden Wertungen wird der Name des ausgewählten Importverzeichnisses angezeigt. Es ist sehr sinnvoll, beim Anlegen der Importverzeichnisse als Verzeichnisname den Namen der Regionen oder Länder zu verwenden, aus denen die Daten stammen.

Die Betätigung des Buttons IMPORT startet schliesslich die Übernahme der Wettbewerbsdaten aus den Importdateien in die Tabellen der aktuellen Datenbank. In einer Protokolltabelle werden die Aktionen des Imports festgehalten. Dieses Protokoll kann über den Menüpunkt Extras - Importprotokoll am Bildschirm angezeigt werden.

Nur dann, wenn in den Importdaten neue Instrumente enthalten sind, Instrumente, die in der Zieltabelle noch nicht existieren, wird während des Imports eine weitere Maske angezeigt. Diese Maske zeigt alle Instrumente an, die in der Zieltabelle noch nicht existieren. Der folgende Text in der Maske beschreibt den Sachverhalt:

Die unten aufgeführten Instrumente der Importdaten wurden auf Ebene LW oder RW erfasst. Sie müssen durch Instrumente der Parametertabelle ersetzt, oder in die Parametertabelle übernommen werden. Nur wenn diese Tabelle leer ist, kann der Import erfolgreich fortgesetzt werden.

Durch Betätigung des Buttons ÜBERNEHMEN in der Maske "Import Wettbewerbsdaten - Instrumente" werden Instrumentencode und Instrumentenbezeichnung in die Zieltabelle übernommen. Wenn aber in der Zieltabelle bereits ein entsprechender Eintrag für dieses Instrument existiert, sollte das zu importierende Instrument durch dieses ersetzt werden. Nach Betätigung des Buttons ERSETZEN öffnet sich die Maske "Auswahl Instrumente", aus der ein Instrument ausgewählt und übernommen werden kann. Erst wenn aus der Maske "Import Wettbewerbsdaten - Instrumente" alle Instrumente ersetzt oder übernommen wurden, wird der automatische Import fortgesetzt.


Ganz ähnlich wie bei den Instrumenten verhält sich der Import bei den Wertungskategorien. Wenn in den zu importierenden Daten nur Wertungskategorien verwendet wurden, die auch in der Zieldatenbank existieren, verläuft der weitere Import automatisch. Sind aber in den zu importierenden Daten neue Wertungskategoriene enthalten, muss der Anwender interaktiv jede einzelne neue Wertungskategorie in die Zieldatenbank übernehmen oder durch eine in der Zieldatenbank existierende Wertungskategorie ersetzen.
Über der Liste der neuen Wertungskategorien beschreibt der folgende Text den Sachverhalt:

Die unten aufgeführten Kategorien der Importdaten wurden auf Ebene LW oder RW erfasst. Sie müssen durch Kategorien der Parametertabelle ersetzt, oder in die Parametertabelle übernommen werden. Bei 'Übernehmen' wird ein neuer Datensatz angelegt, wenn die Kategorie in der aktuellen Tabelle noch nicht existiert. Ansonsten wird die existierende Bezeichnung (lokal) verwendet. Nur wenn diese Tabelle leer ist, kann der Import erfolgreich fortgesetzt werden.

Über die Maske "Kategorien" können neue Kategorien durch bestehende ersetzt werden.