Über den Menüpunkt Stamm - Teilnehmer wird die Funktion zur Erfassung der Teilnehmer aufgerufen. Ein Teilnehmer, der an unterschiedlichen Wertungen in mehreren Wettbewerben teilnimmt, muss nur ein einziges mal erfasst werden. Die Teilnehmerdaten bleiben über die Jahre erhalten. Nach dem Aufruf des Menüpunktes öffnet sich eine Auswahlmaske, die in einer Tabelle alle bereits erfassten Teilnehmer anzeigt. Oberhalb der Tabelle befinden sich Eingabefelder, in die ein Suchbegriff eingegeben werden kann. Im Moment der Eingabe wird die Tabelle automatisch nach der entsprechenden Spalte sortiert.
Soll beispielsweise nach dem Familienname Maier gesucht werden, wird die Anzeige der Tabelle bereits nach Eingabe des ersten Buchstabens M aktualisiert. Die Teilnehmer werden nach Familiennamen sortiert angezeigt und eine farbliche Hervorhebung zeigt den Teilnehmer an, dessen Familienname bei alphabetischer Sortierung als erster mit M beginnt. Diese farbliche Hervorhebung wird während der Eingabe des Suchbegriffs nach jedem Buchstaben aktualisiert. Der Farbcode für die Hervorhebung kann im Menüpunkt Extras - Optionen frei bestimmt werden. Über diesen Such- und Sortiermechanismus kann auch schnell eine Übersicht hergestellt werden, über alle Teilnehmer eines bestimmten Wohnorts. Wenn nach Eingabe des Suchbegriffs, der Satzzeiger (Hervorhebung) den gewünschten Teilnehmer markiert, kann durch Betätigung der ENTER-Taste die Bearbeitungsmaske für diesen Teilnehmer angezeigt werden. Ebenso kann der markierte Teilnehmer mit der linken Maustaste doppelt angeklickt, oder aber auch der Textknopf Bearbeiten angeklickt werden, um die Bearbeitungsmaske zu öffnen. In der Tabelle selbst können keine Daten verändert oder eingetragen werden.
Der Textkopf Ausweis steht nur auf Bundesenbene zur Verfügung. Teilnehmerspezifische Daten werden auf dafür vorgesehene Vordrucke aufgedruckt. Über diesen Textkopf
wird nur ein einzelner Ausweis für den ausgewählten Teilnehmer gedruckt.
Oftmals musizieren Geschwister miteinander. Deshalb wären identischen Anschriften zu erfassen. Für diesen Zweck eignet sich die Kopierfunktion. Dazu muss in der Teilnehmertabelle der Satzzeiger auf den bereits erfassten Teilnehmer gesetzt werden. Durch Betätigung des Textknopfes Kopieren mit der linken Maustaste wird die Bearbeitungsmaske geöffnet und für einen neuen Teilnehmer sind bereits Familienname, PLZ, Wohnort, Strasse und Bundesland des Wohnorts in die entsprechnden Eingabefelder eingetragen.
Die Bearbeitungsmaske wird geöffnet, wenn der Textknopfes Bearbeiten mit der linken Maustaste betätigt wird. Dabei werden die Daten des Teilnehmers angezeigt, auf dessen Datensatz der Satzzeiger zuvor in der Tabelle der Teilnehmerauswahl stand. Deshalb ist es anwenderfreundlicher, den Teilnehmer in der Teilnehmerauswahl mit der linken Maustaste doppelt anzuklicken, anstatt den Textknopf Bearbeiten zu verwenden, führt aber zum gleichen Ergebnis.
Ein Teilnehmer kann nur dann gelöscht werden, wenn er noch keiner Wertung zugeordnet wurde. Nach dem Anklicken des Textknopfes Löschen mit der linken Maustaste wird in einer kleinen Maske nochmals nachgefragt, ob der angewählte Teilnehmer wirklich gelöscht werden soll. Ist der Teilnehmer einer Wertung zugeordnet, wird die Wertungsnummer angezeigt und ein Löschen des Teilnehmers abgelehnt.
Soll ein neuer Teilnehmer erfasst werden, ist die Bearbeitungsmaske über den Textknopf Neu zu öffnen. Bis auf die Felder für PLZ, Wohnort und Bundesland des Wohnorts sind alle Eingabefelder leer. PLZ, Wohnort und Bundesland werden von dem Teilnehmer übernommen, auf dessen Datensatz der Satzzeiger stand, bevor der Textknopf Neu betätigt wurde. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn nacheinander Teilnehmer aus dem gleichen Wohnort erfasst werden sollen.
Der Textknopf Beenden hat die gleiche Funktion, wie das Kreuzchen in der oberen, rechten Ecke der Maske. In beiden Fällen wird die Maske geschlossen.
Das Register Karteikarte wird angezeigt, wenn in der Teilnehmerauswahl der Textknopf Bearbeiten oder die ENTER-Taste gedrückt wurde.
In der Karteikarte kann nicht editiert werden. Sie dient zur Anzeige aller persönlichen Daten des ausgewählten Teilnehmers. Nur Buchungsdatum und -Uhrzeit können angegeben und ein paar Flags (Checks) können gesetzt werden. Die Buchung dient dazu, den Zeitpunkt festzuhalten, zu dem sich der Teilnehmer zum Wettbewerb anwesend gemeldet hat. Aktuelles Datum und Uhrzeit werden über den Textknopf Setzen automatisch eingetragen. Der Eintrag kann aber nachträglich beliebig geändert werden. Die Flags können bei einigen Listen (z.B. Teilnehmerlisten) als Filter verwendet werden. Nur die beiden oberen Flags Formular Q / Formular P sind auf Bundesebene fest reserviert. Ansonsten kann die Bezeichnung aller Flags im Menüpunkt Parameter - aktueller Wettbewerb - Wettbewerbsnummer frei definiert werden. Sie werden dort Gimmick genannt und deren Texte (Bezeichnung des Flags in der Maske) können beliebig editiert werden.
In dem Fenster Teilnehmer werden die Adressdaten des Teilnehmers angezeigt, die in Register Teilnehmer erfasst und bearbeitet werden können.
In der Tabelle Wertungsdaten in der Maskenmitte sind alle Wertungen mit Punktzahl, Wertungsort und Wertungsdatum aufgeführt, an denen der Teilnehmer (seit der Erfassung mit JMDATEN) je teilgenommen hat.
Durch Doppelklick mit der linken Maustaste auf eine der Wertungen werden in einer neuen Maske weitere Details, wie Begleiter und Wertungsprogramm, zu der entsprechenden Wertung angezeigt.
Die angezeigte Altersgruppe gilt naürlich für den Zeitpunkt der Wertung und nicht für den aktuellen Wettbewerb.
Im unteren Drittel der Karteikarte sind die übernachtungs- und Verpflegungsdaten aufgeführt, die im Register Versorgung bearbeitet werden können. Die Kosten, die in am rechten Rand angezeigt werden, hängen sowohl von der Anzahl Mittag- und Abendessen, der Anzahl Übernachtungen, als auch vom Unterkunfts- und Verpflegungsort ab. Die Bettensymbole in der Zeile Übernachtung zeigen an, dass für die entsprechende Nacht eine Unterkunft reserviert wurde. Die Tage des Wettbewerbszeitraumes, an denen der Teilnehmer nicht anwesend ist, sind grau hinterlegt. JMDATEN stellt dies mit Hilfe des Anreise- und Abreisetages fest.
Die beiden Textknöpfe Ausweis und
Karteikarte stehen in allen Registern der Maske zur Verfügung.
Während der Ausweisdruck speziell auf die Ausweisformulare des Bundeswettbewerbs angepasst ist werden die Daten
für die Karteikarte auf ein DIN A5-Querformat gedruckt. Sowohl Ausweis als auch Karteikarte werden an dieser
Stelle nur für den aktuell ausgewählten Teilnehmer gedruckt. Sollen Ausweise oder Karteikarten für alle Teilnehmer des aktuellen Wettbewerbes gedruckt werden, ist der Menüpunkt Ausgaben - Sonderdrucke - Teilnehmerausweise
oder Ausgaben - Sonderdrucke - Karteikarten auszuwählen.
Das Register Teilnehmer wird angezeigt, wenn in der Teilnehmerauswahl der Textknopf
Neu gedrückt wurde.
In diesem Fall sind die Felder Strasse, Ort und Land bereits mit der Anschrift des Teilnehmers
vorbelegt, auf dessen Eintrag der Satzzeiger bei Betätigung von Textknopf Neu gestanden hatte.
Alle anderen Erfassungsfelder sind leer. Vor allem dann, wenn Geschwister mit gleicher Anschrift erfasst werden sollen,
erspart dies Erfassungsaufwand.
Rechts vom Erfassungsfeld für Namen kann in einem kleineren Feld ein Namenszusatz, wie von und zu
eingetragen werden. Über die kleine Auswahlliste ist das Geschlecht W oder M auszuwählen. Dies ist
vor allem für die Planung der Unterkünfte wichtig. Besonders wichtig ist die Erfassung des genauen Geburtsdatums.
Über das Geburtsdatum und das Wettbewerbsjahr wird die Altersgruppe für den Teilnehmer berechnet.
Links von der Postleitzahl ist über eine Auswahlliste das Land (Nation) des Wohnortes auszuwählen. Für statistische
Auswertungen ist es wichtig, das korrekte Bundesland des Wohnortes über die Auswahlliste auszuwählen. Die Daten
für die Auswahllisten Nation und Bundesland sind in den Tabellen JMLAND.DBF und JMBLAND.DBF hinterlegt und können nur auf Bundesebene über die Menüpunkte Parameter - Datenbanken - Nationen bzw.
Parameter - Ausschreibung - Bundesländer geändert werden.
Der Teilnehmer kann später nur dann einer Wertung zugeordnet werden, wenn dem Teilnehmer im Stamm Instrumente zugeordnet wurden. Über den Textknopf Hinzufügen unterhalb des Anzeigefeldes Instrumente
wird eine neue Maske angezeigt, aus der ein Instrument ausgewählt werden kann.
Instrumentengruppen werden grau hinterlegt angezeigt. Neue Instrumente können über den Menüpunkt
Parameter - Datenbanken - Instrumente in die Auswahl eingefügt werden. Die bestehenden Instrumente
können nur auf Budesebene über diesen Menüpunkt verändert werden.
Über den Textknopf Hinzufügen unterhalb des Anzeigefeldes Lehrer
wird eine neue Maske angezeigt, aus der ein Lehrer ausgewählt werden kann. Bevor einem Teilnehmer Lehrer zugeordnet
werden kann, müssen jedoch Wertungen erfasst und der Teilnehmer mindestens einer Wertung zugeordnet sein. Denn für
jede Wertung wird ein Lehrer dem Teilnehmer zugeordnet. Besondere Auswertungen haben diesen Umstand erforderlich gemacht. Wenn in der Maske zur Lehrerauswahl keine Wertungen (rechte Liste) angezeigt werden, kann dem Teilnehmer kein Lehrer zugeordnet werden. Ansonsten ist die gewünschte Wertung im Markierfeld rechts der Wertung anzukreuzen (Häkchen).
Über den Textknopf Neu kann ein neuer Lehrer erfasst und über den Textknopf Ändern
können die Daten eines Lehrers bearbeitet werden. Dazu wird die gleiche Maske verwendet, wie im Menüpunkt
Stamm - Lehrer/Juroren verwendet wird.
Im Register Versorgung werden Übernachtungen und Verpflegung des Teilnehmers gebucht.
Der entsprechende Unkostenbeitrag, den der Teilnehmer dafür zu entrichten hat, wird automatisch berechnet und angezeigt. Zuvor müssen jedoch die Verpflegungs- und Unterkunftsstätten erfasst worden sein. Diese können in den
beiden Menüpunkten Parameter - aktueller Wettbewerb - Verpflegungsstätten und
Parameter - aktueller Wettbewerb - Unterkunftsstätten erfasst werden.
Über Auswahllisten werden Anreisetag und Abreisetag eingestellt. Entsprechend dieser Einstellung werden die
Buchungsmöglichkeiten fpr Verpflegung und Übernachtung auf die Tage eingeschränkt, die der Teilnehmer anwesend ist.
Über Markierfelder werden die Auswahllisten für Verpflegungs- und Unterkunftstätten akiviert und die gewünschte Stätte in der entsprechenden Auswahlliste ausgewählt. Mit dem Buchen von Verpflegung und Übernachtung durch Markierung des
Markierfeldes wird der zu entrichtende Unkostenbeitrag automatisch berechnet und im Feld Kosten angezeigt.
Diverse Auswertungen verwenden diese Buchungsdaten, um bei den Unterkunftsstätten und Verpflegungsstätten die
notwendigen Reservierungen und Bestellungen vornehmen zu können.
Über den Textknopf Rücksetzen werden alle gebuchten Verpflegungen zurück gesetzt. Über die Markierfelder
Normal bzw. Vegetarisch wird automatisch für den ganzen Anwesenheitszeitraum des Teilnehmers die entsprechende Verpflegung gebucht.
Wenn die Auswahlliste für Verpflegungsstätten
mit der rechten Maustaste angeklickt wird, zeigt ein Fenster Details zur Verpflegung, wie Anschrift des Verpflegunsortes und Preise für Mittag- und Abendessen, an.
Wenn die Auswahlliste für Unterkunftsstätten mit der rechten Maustaste angeklickt wird, zeigt ein Fenster Anschrift und Preis pro Übernachtung für diese Unterkunftsstätte an.
Im Register Rahmenprogramm wird der Teilnehmer mit oder ohne Begleitung für Veranstaltungen des Rahmenprogrammes angemeldet.
Dazu muss jedoch das Veranstaltungs-Angebot erst erfasst worden sein. Dies erfolgt über den Menüpunkt
Parameter - aktueller Wettbewerb - Rahmenprogramm. Die dort erfassten Veranstaltungen werden in der
Maske des Registers Rahmenprogramm in der linken Tabelle als Veranstaltungs-Angebot aufgeführt.
Über die Pfeiltaste (Pfeil nach rechts) können beliebige Veranstaltungen aus dem Angebot für den Teilnehmer
reserviert werden. Statt Pfeiltaste kann auch die gewünschte Veranstaltung im Angebot mit der linken Maustaste doppelt angeklickt werden. Sie erscheinen dann in der rechten Tabelle Teilnahme. Mit der Pfeiltaste (Pfeil nach
links), oder Doppelklick mit der linken Maustaste, wird eine Reservierung zurück genommen.
Einzig die Spalte Anz. in der Teilnahmeübersicht (rechte Tabelle) kann editiert werden. Dort wird die Anzahl der Personen eingetragen, mit der der Teilnehmer die Veranstaltung besuchen möchte.
In der Liste Rahmenprogramm, die über den Menüpunkt Ausgabe - Listen angezeigt und ausgedruckt werden kann, werden die Reservierungen zu den Veranstaltungen des Rahmenprogramms ausgewertet.
Im Register Auszeichnung werden alle Auszeichnungen und Anschlußmaßnahmen angezeigt,
die der Teilnehmer bisher erhalten hat, sofern sie mit JMDATEN erfasst wurden.
Auszeichnungen und Anschlußmaßnahmen können im Menüpunkt Wertung - Auszeichnungen an den Teilnehmer vergeben werden, vorausgesetzt, Auszeichnungen und Anschlußmaßnahmen sind zuvor erfasst worden. Die zu vergebenden Auszeichnungen und Anschlußmaßnahmen eines Wetbewerbs können im Menüpunkt
Parameter - aktueller Wettbewerb - Auszeichnungen erfasst werden.
Im Register Üben werden die Übungsräume mit den Belegungszeiten angezeigt, die für den Teilnehmer reserviert sind.
Wenn Übungsräume erfasst sind, können diese über den Menüpunkt Wertung - Übungsräume an die Teilnehmer vergeben werden. Diese Reservierungen werden im Register Üben angezeigt. Über den Textknopf Ausgabe kann die Liste der Reservierungen ausgedruckt oder auch in eine Datei unterschiedlichen Formates abgespeichert werden.
Im Register Zeitplan werden die Termine erfasst, zu denen der Teilnehmer verhindert ist.
Im linken Kästchen werden die Wertungen angezeigt, an denen der Teilnehmer teil nimmt. In der rechten Liste sind Standard-Gründe aufgeführt, die per Doppelklick mit der linken Maustaste übernommen werden können. Durch Anklicken mit der rechten Maustaste eines Standard-Grundes können diese bearbeitet, gelöscht und erweitert werden. Im Feld Grund kann aber manuell eauch ein beliebiger Text als Verhinderungsgrund eingetragen werden. Trifft das Datum einer Verhinderung auf ein Wertungsdatum des Teilnehmers, wird die entsprechende Wertung rot markiert.
Abhängig von Datum und Dauer des aktuellen Wettbewerbes wird für jeden Wettbewerbstag ein Textknopf mit aufgedrucktem Datum dargestellt. Wird der entsprechende Datums-Textknopf gedrückt, gilt der Teilnehmer für dieses Datum als verhindert. Der Textknopf bleibt gedrückt und das Datum rot eingefärbt und durchgestrichen.
Wenn das Markierfeld '[X] Grund akzeptieren' nicht angekreuzt wird, wird die Verhinderung im JMDATEN an keiner Stelle berücksichtigt. Ansonsten meldet JMDATEN die Verhinderung, wenn in der Wertungsplanung oder im Menüpunkt Wertung - Wertungsdaten das Wertungsdatum auf das Verhinderungsdatum fällt. Mit der Applikation ZEITPLANWUNSCH.APP können die Verhinderungen unter Berücksichtigung diverser Filter und Sortierungen ausgegeben (Bildschirm, Drucker, Datei) werden.
Der Ausweis zeigt neben Name, Geschlecht und Anschrift des Teilnehmers auch Kategorie und Altersgruppe seiner Wertung.
Unterkunftsost und Verpflegungsort sind mit der kompletten Anschrift aufgeführt. Für jeden einzelnen Tag des
Wettbewerbes ist auf dem Ausweis durch ein Kreuz (X) gekennzeichnet, ob der Teilnehmer Übernachtung, Mittagessen
und/oder Abendessen gebucht hat.
In der unteren Zeile des Ausweises sind Kürzel von Veranstaltungen aufgeführt, an denen der Teilnehmer
freien Eintritt hat. Diese Kürzel müssen über den Menüpunkt Extras - Ini-Datei editieren erfasst
werden. Sie sind dort unter dem Parameter Rahmenprogramm zu hinterlegen. Wenn in den Kürzeln
kleinbuchstaben verwendet werden sollen, ist der Parameter in Anführungszeichen zu setzen.
Bsp.: Rahmenprogramm = "Be Ru R3 R4"
Das Bedrucken anderer Formate von Ausweisen ist nicht parametrierbar und erfordert somit eine Programmänderung.
Auf der gedruckten Karteikarte sind die gleichen Informationen enthalten, wie im Register Karteikarte der
Bildschirmmaske.
Bedruckt wird die obere Hälfte eines Blattes im Format DIN A4, bzw. DIN A5-Quer. Im Zeitalter des papierlosen Büros
dürfte jedoch die Karteikarte keine grosse Rolle mehr spielen.
Sollten jedoch Karteikarten für alle Teilnehmer des aktuellen Wettbewerbes gedruckt werden, ist der Menüpunkt
Ausgaben - Sonderdrucke - Karteikarten zu verwenden.
Ob alle Wertungen oder nur die Wertungen des aktuellen Wettbewerbs auf der Karteikarte aufgeführt werden, hängt vom Parameter alleWertungen in der Ini-Datei JMDATEN ab (0 = nur Wertungen des aktuellen Wettbewerbs / 1 = Wertungen aller Wettbewerbe).
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